TYÖELÄMÄJAKSOLLA SENTINA OY:SSÄ

Olin työelämäjaksolla toimeliaassa ja ystävällisessä Sentinassa, joka on vuonna 2013 perustettu perheyritys. Sentina toimii Nurmijärven Klaukkalassa ja erikoistunut digitaalisten palvelujen kehittämiseen hoitotyöhön. Sentinan palvelutuote on Sävelsirkku, joka on kuntouttavan ja virkistävän hoidon menetelmä. Menetelmän päivänreseptit ohjaavat ikääntyviä kuntoutettavia rentoutumaan ja puuhastelemaan yhdessä. Sen avulla ikääntyvien lääkitystä saadaan kevennettyä ja heidän sosiaalista aktiivisuuttaan lisättyä. Kaikella tällä on monia positiivisia vaikutuksia heidän elämänsä mielekkyyteen. Palvelun käyttöliittymänä on mobiililaite ja internet liittymä sekä kaiutin. Sentina myy Sävelsirkkun lisenssejä erilaisiin palvelupaketteihin. Heillä on myytävänä myös oppilaitoslisenssejä, jonka avulla opiskelijat voivat ottaa menetelmän käyttöönsä työssäoppimisjaksolla.

Tuotteessa on mm. äänellä toteutettuna selkokielisiä uutisia, tarinoita, ääni, pelejä, musiikkia ja liikuntaa. Menetelmässä käytetään ääntä, koska se tukee kuvaa ja videota paremmin näkemään ja kohtaamaan kanssa ihmiset. Se ohjaa kuntoutettavia toimimaan ryhmänä ja yhteistyössä toistensa sekä hoitohenkilökunnan kassa. Äänen kuuntelu auttaa katseen irrottautumista ruuduista ja he voivat katsoa sen sijaan toisiaan silmiin (Silmät ovat sielun peili). Toiminnallisen hetken aikana kuntoutettavat aktivoituvat kertomaan tarinoita elämästään toisilleen, liikkuvat yhdessä, koskettavat toisiaan ja laulavat toistensa kanssa. Usein käy niin, että tuokion kuluessa vastahakoinen, puhumaton lähtee muiden innostumisen myötä mukaan ja ottaa askeleen kohti kuntoutumista.

Uutena hoitohenkilökunnan suunnittelutyötä tukee eniten 365 reseptit, jossa on jokaiselle päivälle oma päiväkohtaisesti suunniteltu Sävelsirkku -tuokio. Tämä säästää hoitohenkilökunnan työaikaa. He säästyvät mm. mittavalta suunnittelutyöltä, aineiston keräämiseltä, käyttöoikeuksien pohtimiselta ja varmistamiselta. Reseptien laatijat ovat ottaneet huomioon ohjelmatuokioiden monipuolisuuden ja ajankohtaisuuden (esim. juhlapäivät). Hoitajat voivat käyttää vapautuvan ajan, vaikka asiakkaiden henkilökohtaiseen kohtaamisen.

Käyttökoulutus

Minä pääsin tutustumaan jo ennen työelämäjaksoani. Sävelsirkun koulutusiltapäivään. Mukana oli myös hoivakodin asiakkaita. Koulutus oli käytännönläheistä, pääsimme testaamaan käyttöliittymää ja näimme, miten lempeästi, mutta tehokkaasti se aktivoi asiakkaat kertomaan tarinaansa toisilleen.
Osaan tuotteen käyttäjistä on kaukana yrityksestä. He pitävät tärkeänä, että ensikontakti on todellinen tapaaminen. Matkakuluja tulee, mutta kontakti on tiiviimpi ja asiakassuhde muodostu lämpimäksi sekä tuttavalliseksi. Vakaalle pohjalle luotu asiakassuhde on helpompi ylläpitää myöhemmin esim. digitaalisilla kontakteilla (Skype). Seurasin koulutustilannetta videoneuvottelulaitteilla, kouluttajalla oli erittäin miellyttävä ääni, selkeäksi hiottu järjestelmällinen esitystapa. Koulutettava vaikutti tyytyväiseltä.

Koulutuksen kehittäminen käyttölokitietojen avulla

Palvelun käyttöympäristö kerää lokitietoja asiakkaiden käyttötavoista. Näitä analysoimalla koulutus voidaan räätälöidä asiakkaan tarpeiden mukaan ja kohdentaa aikaresurssit käyttöliittymän ominaisuuksiin, joiden käyttö on menetelmän ostaneen organisaation kuntoutettavien kannalta hyödyllisintä ja jota lokitietojen mukaan ei kuitenkaan käytetä. Sentinalaiset kantavat huolta ja vastuuta kuntoutusmenetelmän ostaneiden organisaatioiden asiakkaiden hyvinvoinnista. Organisaatio kohtaisesti räätälöidyillä ja suunnitelluilla koulutuksilla yritys Sentina kantaa omaa yhteiskunnallista vastuutaan.

Sävelsirkussa on erilaisia toimintoja. niistä täyden hyödyn saaminen kuntoutettaville edellyttää käyttökoulutusta. Käyttölokeja seurataan ja koulutusta räätälöidään kuntoutettavien ja kuntouttajien mukaan. koska koulutusten ja jatkokoulutusten myynti on työlästä, niin ehkä Sävelsirkun myynnin yhteydessä voisi myydä yhden käyttökoulutuksen sijaan käyttökoulutuspaketin. Jossa ensimmäinen koulutus on yleinen esittely. Koulutuksen jälkeen seurataan lokista, mitä toimintoja omaksuivat alkukoulutuksen perusteella. Toinen koulutus (vaikka kolmen kuukauden päästä) suunnitellaan lokitiedostojen ja kuntoutettavien tarpeiden perusteella. Se aloitetaan käyttökokemuksien kuuntelulla ja mahdollisten käyttöongelmien selvittämisellä. Tämän toisen koulutustuokion tarkoituksena on opastaa hoitohenkilökunnalle heidän kuntouttaviaan parhaiten tukevia toimintoja. Kolmas ja viimeinen paketin koulutuksen suunnittelu tehdään samoin perustein kuin toisen, mutta koulutuksen aika esitellään myös Sävelsirkun toimintoja, joita he eivät ole vielä ostaneet tai joita on tulossa heidän kuntoutettavien iloksi.

Myynti ja seuranta asiakaspalvelun tukena sekä tuotekehitys

Seurasin ja kuuntelin, miten tällaista palvelutuotetta myydään, miten hinnoitellaan ja varioidaan. Sävelsirkun lisenssejä on myyty Suomen lisäksi myös ruotsiin. Yksi tulevaisuuden idea on mm. riikinruotsalaista sisältöä ja valloittaa lisää ruotsin organisaatioita.

Yrityksen ja toimintojen kehittäminen

Asiakaspalvelun, kouluttamisen ja myynnin lisäksi Sävelsirkun kehittäminen on kiivasta. Sentinalaiset ja Sävelsirkun käyttäjät pursuavat hyviä ideoita. Ideoista ja ajatuksista puhutaan työyhteisössä ääneen, ideoiden raakileetkin heitetään rohkeasti ja avoimin mielin ilmaan muiden kopattavaksi ja muokattavaksi. Ideoista puhutaan avoimesti sidoskumppaneiden, jopa vierailijoiden kanssa. Niitä mutustellaan, jalostetaan, karsitaan, tiivistetään, testaan ideatasolla. Ideoita ja suunnitelmia lentelee eri aihealueista, käyttöliittymästä, teknologiasta, sisällöstä, asiakaspalvelukonseptista, mainonnasta, koulutuksesta ja asiakaskunnan laajentamisesta.
Yrityksellä on työnalla hanke, toinen ja taisi olla kolmaskin sekä niissä kaikissa omat tavoitteet.

Toimintatapoja tarkastellaan hankkeiden, asiakkaiden, kuntoutettavien ja tulevaisuuden näkökulmasta. Kuunnellessani minä ihan hengästyin. Ihmettelen, miten kaikki pysyy kasassa ja miten kaikki tulee tehtyä ja muistettua. Yrityksessä on kova tohina, organisaatio on matala ja työntekijöihin luotetaan. Kun jotain päätetään tehdä, joku tarttuu siihen ja tekee, ei tarvita erikseen palaveria tai kokousta tai kirjallisia tehtävän antoja. Yrityksen kehittyminen ja toiminen ketterää ja joustavaa.

Käytettävyystutkimus

Laurean ammattikorkeakoulun opiskelija Tomi Nyfors oli tehnyt Sävelsirkun käyttöliittymän köytettävyystestauksen henkilöillä, joilla ei ollut tuotteen käyttökokemusta ennestään. Osalla oli kokemusta laitteiden käytöstä ja osalla laitteiden käyttö oli vähäistä. Tulos oli hyvä, perustoimintojen käyttö onnistu myös henkilöiltä, joilla ei käyttökokemusta laitteista juuri ollut. Laajempi ja tehokkaampi toimintojen käyttö vaatii selkeästi käyttökoulutusta. Tomin tutkimus ositti myös, että osassa käytetyistä symboleista ja niistä avautuvassa sisällössä on ristiriitoja tai käyttäjä tulkitsee symbolin toisella tavalla, kun liittymän toteuttaja on tarkoittanut. Mutta käyttöliittymässä on yksinkertaiset lyhyet polut eri toimintoihin ja se on nopeasti opittavissa käyttökoulutuksella.
Käytettävyystutkimuksen satoa oli mukava kuunnella ja tarkastella, sillä tein gradun käytettävyyden tutkimisesta. Käytettävyystutkimuksissa on monesti edelleen kehitettävää, vaikka sen olisi suunnitellut, miten hyvin tahansa niin tässäkin. Osa tehtävistä ei ollut tarkoituksen mukaisia ja käyttäjien kannalta merkityksellisiä. Yhtä kysymystä oli kokeneenkin käyttäjän vaikea ymmärtää. Mutta silti tutkimus on tuotteen kehittämisen kannalta merkityksellinen ja vahvisti kehittäjien hypoteesit oikeaksi.

Äänenkäsittely ja sisällön tuottaminen

Koska äänimateriaali on koko Sävelisirkun sydän. Sen vuoksi äänenkäsittely, tallentaminen ja tuottaminen on erittäin tärkeää Sentinaalle. Siitä vastaa tuottaja Tommi Harju pitkän linja äänialan ammattilainen työskentelee yrityksessä kaksi kertaa viikossa. Hän kertoi minulle äänitiedostojen tuottamisesta ja tallentamisesta järjestelmään. Tommi kertoi äänen käsittelyn historiasta, nykytekniikasta ja maalaili myös tulevaisuuden näkymiä. Hän itse käytti äänenkäsittelyyn Vegas Prota. Tommi näytti, miten ääntä käsitellään toiston aikana lennossa ja antoi vinkkejä siitä, miten ääniraitaa luetaan käsittelyn aikana. Opetti minulle, mitä taajuuksia käytetään puheäänessä, jotta ikääntyvän korva erottaa parhaiten s -äänteen.

SOME -mainontaa

Toimitusjohtajan kanssa keskustelimme ja ideoimme somen käytöstä mainonnassa ja yrityksen brändin rakentamiseen. Mietimme yhdessä eri välineiden luonnetta ja läsnäolon vaateita, minkälaisia viestimateriaalia yrityksen toiminnasta luonnostaan tulee ja mihin välineeseen se parhaiten sopii. Pohdimme, miten on aikaa olla läsnä somessa. Läsnäolon somessa pitäisi olla aitoa tai ainakin mahdollisimman aidon oloista. Keskustelimme myös välineiden statistiikasta, millä seurantavälineellä voi nähdä seuraajien käyttäytymisen, sekä miten seurantatietoa voi hyödyntää esim. Twitter on kovin hektinen ja nopean viestivirran väline, sen statistiikkatyövälineet näyttävät, mihin aikaan vuorokaudesta seuraajat ovat aktiivisempia netissä ja sitten esim TweetDeck ohjelmalla voi ajoittaa tweettien lähettämisen oikeaan kellon aikaan, niin, että kohdeyleisön tavoittaminen on todennäköisintä. Suunnittelimme yritykselle someen hästägit, jota he voivat some viestinnässään käyttää. Sopivia hästägejä, etsin yrityksen tuotteen ominaisuksista ja kohderyhmän avainsanosita, sekä kilpailijoilta. Opastin myös hästägien käyttöä käytännössä.

Kuvasimme yhdessä kuvia sosiaaliseen mediaan ja laitoimme niitä eri välineiden tileille. Pohdimme sitä, miten viestivirrat saataisiin aktiiviseksi; antamalla lisää käyttöoikeuksia työntekijöille ja motivoimalla heitä laittamaan viestiä esim. messuilta ja koulutustilaisuuksista eri kanaville. Jos viestintä jää vain toimitusjohtajan huoleksi, on vaarana, että materiaalia on vain rajallisesti ja viestivirrat hiipuvat. Sillä yksi toimitusjohtaja ei kaikkialle ehdi, vaikka tämän yrityksen toimitusjohtajan on selkeästi keskimääräistä ehtivämpi ja tehokkaampi, jopa flunssassa. Hänellä on mainio kielitaitoinen, teknisesti taitava asiakaspalveluhenkinen tiimi apunaan, joten viestintää voidaan tehdä useammalla kielellä ja näin saavuttaa laajempaa yleisöä maamme rajan ulkopuoleltakin.

Mitä muuta sain aikaiseksi

Kuvankäsittelytaidoistani oli kovasti hyötyä työelämäjaksollani. Irrotin leiskasta koulutus- ja mainosmateriaalin tekemistä varten painikkeet png –kuviksi, joissa on läpinäkyvä tausta. Toteutin napit sekä ilman valintaa, että valittuna. Lisäksi tein heille graafiseen ohjeistukseen perustuvan Office365 teeman, jossa on yrityksen värit ja fontit oletuksena. Tein monisivuisen asiakirjapohjan, joka noudatti Sentinan graafisia ohjeita ja tallensin sen Word pohjaksi. Tein asiakirjapohjan, kirjeelle joka värien ja fonttien lisäksi noudattaa voimassa olevaa asiakirja standardia. Sitten vielä neljä erilaista lähetettä kukan kuvalla ja Suomi 100 v kuvalla kokoon A5. Rakensin heille myös PowerPoint pohjan, jossa oli heidän uusi logonsa sekä värit. Minun teki mieli tehdä PowerPoint -pohja Sävelsirkulle, jossa olisi samat värit kuin sen käyttöliittymässäkin, niitä ruutuja somisteena jne. mutta en ehtinyt.

Tutustuin myös Suvi Ilman Laurean sosionomiopiskelijaan, joka tekee Sentinalle opinnäytetyönään dokumentoinnin Sävelsirkusta. Hänen kanssaan ideoimme, miten saamme nettiin helposti päivitettävät dokumentit Sävelsirkun lisenssin ostaneiden luettavaksi. Niin, että itse tuotteesta onnistuu ohjetietojen linkittäminen. Ohjetietojen tulee aueta ripeästi.

Yhteenveto

Mukava oli saada tutustua moneen mukavaan persoonaan ja heidän työhönsä. Sekä ottaa osaa keskusteluun, jossa mietittiin tuotteeseen liittyvien palveluiden tuotteistamista, asiakaspalvelukonseptin kehittämistä. Käyttöliittymätuotteen kehittäminen oli todella mielenkiintoista ja verkkokouluttamisen seuraaminen. Sain paljon ideoita ja mietittävää. myös oman työn kehittämiseen ja opetettavaan sisältöön liitettäväksi kokemusperäistä tietoa. Työssäoppimisjakso oli aivan liian lyhyt, jotta olisin voinut tutustua toimintaan syvemmin ja saanut harjoittelusta enemmän irti. Yhden viikon aikana sain yleiskuvan yrityksen toiminnasta, mutta toinen viikko olisi tuonut mukanaan parempaa ymmärrystä, sekä mahdollisuuden yhteistyön rakentamiseen laajemmin.