Olvilla minut otettiin ystävällisesti ja uteliaasti vastaan työelämäjaksolle, tosin hieman oli ilmapiirissä sellaista, että kaikilla ei ole ollut hyviä kokemuksia opettajista opiskeluaikana, mutta pian tunsin olevani yksi työyhteisön jäsenistä.
Minä sain tehtäväkseni suunnitelma käyttäjien ryhmittelyn Active Directoriin ja heidän ajanmukaisten tietojensa etsimisen. Käyttäjien ryhmittelyn ideana oli työkalujen ja verkkoresurssien jako ryhmittäin, sekä niiden ylläpito. Vanhassa järjestelmässä työkalut ja verkkoresurssit jaettiin käyttäjäkohtaisesti ja se teetti runsaasti ylläpitotöitä. Tein käyttäjistä pienen tietokannan, jossa näkyi heidän tehtävänsä, tiimit, joihin he tehtäviensä mukaan kuuluva, heidän henkilötietonsa, puhelinnumeronsa ja muut yhteystiedot. Käyttäjäryhmittely noudatti tehtaan prosesseja. Kun uusi työntekijä sijoitetaan tiettyyn prosessiin, jollekin organisaatiotasolle (työnvaatimukset = palkkausjärjestelmä) hän saa sen ryhmän käyttäjäoikeudet työkaluihin ja verkonresursseihin automaattisesti.
Keräsin käyttäjätiedot, sekä ryhmittelytiedot Access tietokantaa. Tietolähteenä olivat intran puhelinluettelo, tuotannonohjausjärjestelmän käyttäjätiedot ja ryhmittelyt, palkanlaskenta tiedot palkkaryhmineen sekä organisaatio kaavio. Tietokannasta tuli kattava, helppo päivittää ja yritys siirtää sitä suoraan palvelimen käyttäjätiedot ja niiden päivityksen palvelimelle, sekä ryhmittelee käyttäjät ylläpito- ja käyttäjäoikeusryhmiin. Tein myös Excel taulukon, josta käyttäjätiedot ja niiden ryhmittelyt siirtyvät AD:hen helposti sopivalla ohjelmalla ja/tai scriptillä.
Minulle oli hyötyä tehokkaasta ongelman ratkaisukyvystä, sekä vahvasta tietojärjestelmä ja -tietokanta osaamisesta ja sosiaalisuudesta, sekä kuuntelemisen taidosta. Excel osaamisesta oli paljon hyötyä. Sen avulla sai tehtyä monenlaisia vertailutaulukoita, erilaisia lajitteluja ja suodatuksia, joka helpotti kannan luomista ja tietojen paikkansapitävyyden tarkistamista. Tietojen oikeellisuuden tarkistaminen oli helppoa, mutta aikaa vievää. Palavereja pidimme vähintään kerran viikossa vaihtelevalla kokoonpanolla. Tapasin palaverien merkeissä palkanlaskennasta ja henkilöstön asioista vastaavan henkilön, koko konsernin toimintoja kehittävän henkilön, laatujärjestelmästä vastaavan henkilön, tuotannonohjausjärjestelmän asiantuntijan sekä tietohallintojärjestelmistä vastaavan henkilön, sekä muita asiantuntijoita tarpeen mukaan.
Otin työelämäjakson aikana osaa myös kahdenlaisiin koulutuksiin ja tutustuin sitä kautta SharePoint työkaluun, sekä tuotannonohjausjärjestelmän uuteen versioon. Nyt osaan päivittää, ylläpitää, muokata ja konffata SharePoint sivuja ja käyttää tehokkaasti SharePointia ja MS Outlook ohjelmistoa tapaamisten sopimisiin ja tilojen varauksiin, jne. Kuntayhtymässämme on Intra rakennettu SharePoint:in päälle ja nyt ihmettelen miksi sen mahdollisuuksia ei käytetä meillä tehokkaammin mm. projektin aikataulutuksissa, kokousjärjestelyissä, tapaamisten sopimisissa sekä tiedonjaossa.
Molemmista koulutuksista tein yhteen vedot PowerPointilla ja julkaisin ne kaikkien käyttöön SharePointin päällä pyörivään Intraan. Wordillä kirjoitin tietojärjestelmän kuvauksen ja sen kuvitetun käyttöohjeen. Jaoin sekä tietokannan, että dokumentit myös SharePoint Intraan, josta sen saavat halukkaat käyttöönsä.
Loin hyviä kontakteja ison yrityksen työntekijöihin mm konsernin kehityksestä vastaavaan, tietohallinnon vastaavaan, laatujärjestelmästä vastaavaan, Olvi-kaupasta vastaavaan jne. ja puhuin paljon työssäoppimisesta, sekä näytöistä, kun siitä puhumisen aika ja paikka minulle tarjoutui. Keskustelimme myös siitä, miten yhteiskunnan pitäisi tarjota myös heikompilahjaisille töitä, jossa he omailla vahvuuksillaan voisivat ottaa osaa yhteiskunnan rakentamiseen ja elättää itse itsensä. Sosiaalisiestataidoistani oli myös iloa, mainostin koulumme opiskelijoiden osaamista ja heille tarjottiinkin heti muutamaa työssäoppimispaikkaa yrityksestä. Yrityksen työntekijöillä ei ollut juuri tietoa meidän oppilaitoksemme olemassa olosta ja siitä millaisia ammattitaitajia me koulutamme. He tunsivat paljon paremmin AMK:n liiketalouden koulutuksen, kuin meidän. He huomasivat keskustelujemme aikana, että moneen suorittavaan työhön meidän datanomit ja merkonomit ovat sopivampia, kuin tradenomit. Itse sain paljon tietoa ison yrityksen toimintaperiaatteista ja käytettävistä tietojärjestelmistä. Sekä siitä, miten tietojärjestelmät ovat integroitu tai jätetty integroimatta toisiinsa. Keskustelin työantajapuolen kanssa pitkään myös siitä, miten isossa yrityksessä olisi hyvä löytää yksinkertaista työtä heille, joilla on heikommat taidot. Työ olisi heille kuitenkin mielekästä ja todennäköisesti myös suoriutuisivat niistä erinomaisesti ja tekisivät työnsä tunnollisesti. Mikä parasta, heillä olisi mielekäs, merkityksellinen elämä työn ansiosta.
Työelämäjaksoltani opiskelijoille kertoisin, että on tärkeää osata se Office-paketti tai sen kaltaiset ohjelmat hyvin. Asiakkaat arvostavat tietojen ja dokumenttien helppoa löytymistä. He haluavat, että järjestelmät näyttää heille vain ja ainoastaan sen, jota he sillä hetkellä tarvitsevat. Kaikki ovat kyllästyneitä tietotulvaan, josta ei ehdi kiireisen työn ohessa seuloa oleellista. Toteutettavan järjestelemän tiedon esityksessä ja jäsentelyssä on tärkeää tietää ja tuntea yrityksen prosessit, niiden kulkukaavat ja siihen osallistuvat henkilöt. Halutaan, että kaikki asiaan liittyvä näkyy kerralla, esim. kun uusi työntekijä tulee taloon. Esimies haluaa kilkata kohtaa uusityöntekijä ja olettaa saavansa, ilman erillistä etsimistä, kaikki uuden työntekijän palkkaamisprosessiin liittyvät lomakkeet ja toimenpideohjeet yhteen näkymään ja oikeaan järjestykseen. Järjestelmien tulisi mutkattomasti olla integroitu toinen toisiinsa, jos esimies täyttää uuden työntekijän tiedot lomakkeeseen, ne humpsahtavat siitä sekä AD:n käyttäjätietohin, että palkanlaskentaan mahdollisimman helposti ja yhdellä kertaa. Yhden tiedon toivottaisiin esiintyvän mahdollisuuksien mukaan vain yhdessä paikassa. Yrityksien yleisien toimintaperiaatteiden tunteminen helpottaa melkoisesti käytännön ongelmien ratkaisuja ja niiden arvottamisessa. Sosiaaliset taidot ovat tärkeitä. Sosiaalisissa kontakteissa pitää olla rohkea ja oma aloitteinen, sekä kysyä niin kauan, että hahmottaa asian hyvin.
Suuria yrityksiä kannattaa suosia työssäoppimispaikkoina, siellä on monipuolista työtä tarjolla ja yrityksen toimintoihin tutustumiseen on laajat mahdollisuudet. Nykyään kannattaa verkottua hyvin eri yritysten henkilöiden kanssa, siitä on aina tulevaisuudessa hyötyä, sekä tiedonsaannissa, että työn saannissa.
Nautin työelmäjaksostani ja loppupalaute oli kannustava ja mieltä lämmittävä: "Kiitos, jos teillä on muutkin opettajat puoliksikaan niin hyviä kuin sinä, niin tervetuloa meille työelmäjaksolle."
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti