Iisalmen kaupungilla on kotiseutuarkisto käytössä, jossa on tarjottu arkistointi tilaa merkittäville yksityisille arkistoille, sekä paikallisille toimijoille esim. yhdistyksille. Myös sydäntäni lähellä olevat koiraharrastus yhdistykset voivat tuoda toimintaansa käsittelevät arkistoitavat materiaalit kaupungin arkistoon esim. jäsenlehdet voi viedä sinne arkistoitavaksi ja jälkipolvien tarkasteltavaksi.
Kaupungin arkistointitointa työllistää tällä hetkellä eniten kadonneiden koulutodistuksien etsiminen. Verkkopalvelu, jolla kansalaiset voisivat itse etsiä todistuksen kopion sähköisestä arkistosta netin kautta, säästäisi paljon arkistointityöntekijöiden aikaa. Kadonnut todistus luvataan etsiä arkistosta kahden viikon aikana pyynnöstä. Se kannattaa muistaa, jos on hukannut alkuperäisen. Kaupungin arkistossa on vain kopio todistuksista, alkuperäinen on annettu todistuksen saajalle. Pitkää hyvä huoli todistuksistanne.
Iisalmen kaupungilla on fyysistä arkistointitilaa 2,3 kilometriä, josta on tällä hetkellä täytetty 1,4 kilometriä. Keskusarkisto on Ylä-Savo talolla Kankaankatu 1:ssä. Sieltä löytyvät vanhimmat arkistot mm. pitäjä arkistot 1600 - luvulta. Vanhalla poliisitalolla Kauppakatu 24:ssa on lakkautettujen lautakuntien arkistot, sivistyskeskuksen päätearkisto, sekä kotiseutu ja yksityisarkisto, jossa nyt 43 yhdistyksen arkistot. Pohjolankatu 14:ta on teknisen keskuksen arkistot ja vesihallinnon päätearkisto.
Arkistosanan korvaa nykyään ”tiedonohjaus ja -hallinta” - käsite, koska sähköinen asiakirjahallinta on niin paljon muutakin, kuin paperien mapitusta. Se on asiakirjojen sähköistä käsittelyä, valmistelua, hyväksymistä, päätösten kirjausta, vireille panoa, tarkastusta, luokitusta jne. Asiakirjojen käsittelyyn käytetään sähköistä työpöytää ja Iisalmen kaupungin Sähköinen arkistointijärjestelmän nimi on kotoisasti Iita. Sähköisen arkistoinnin käyttö aloitettiin Iisalmessa 2008.
Iisalmen kaupungilla tieto hallitaan luokituksella 00 – 10, joka perustuu asiaryhmitykseen. Asiaryhmittelyn perusteena on kaupungin 600 lakisääteistä tehtävää, jotka on ryhmitelty asiaperusteisesti. Sähköisessä arkistossa asiakirja arkistoidaan heti, kun se on saapunut. Jos se tulee paperilla, se skannataan digitaaliseen muotoon ja sille annetaan säilytysaika, sisältö luokitukset, kulku määritykset, arkistointiaika ja käsittelijät yms. Kun asiakirja luokitellaan ja merkitään huolellisesti metatiedoin, sen kulku organisaation käsittelyvaiheissa on vaivatonta ja se on helppo etsiä tarvittaessa eri hakukriteereillä.
Arkistointi laki määrää, että kaikki Iisalmen kaupungin päivittäisessä toiminnassa syntynyt ja siihen liittyvät asiakirjat ovat julkisia. Edelleen kaupungin talon seinällä on julkinen ilmoitustaulu, johon asiat kiinnitetään paperidokumentteina. Kaupungin verkkosivuilla on julkista tietoa luettavissa, mutta edelleen edellytetään myös perinteisen ilmoitustaulun ylläpitämistä.
Arkistoinnissa on paperiarkistoa varten laadittu arkiston muodostamissuunnitelma ja tiedostoja varten on tiedon hallintasuunnitelma. Sähköiseen arkistointiin kelpaavassa järjestelmässä on vähintään oltava mahdollisuus merkitä dokumenttiin säilytysaika. Siitä on löydyttävä mahdollisuus, etsiä säilytysajan perusteella asiakirjoja, tarkastella niitä ja tarpeen tullen korjata virheellinen säilytysaika. Yhtä tärkeä ominaisuus on myös hävittämisen hallitseminen. Järjestelmässä on pystyttävä hävittämään nopeasti kaikki asiakirjat, joiden hävityspäivä on erääntynyt.
 |
| Arkistointitekniikkaa |
Vierailu oli mielenkiintoinen ja antoisa, sähköisen arkistointi järjestelmän tietokantamoottoria ja tauluja olisin halunnut vilkaista, mutta ehkäpä ensikerralla sitten.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti