Toimistopalvelut, Organisaation asiakirjatuontanto, Verkkopalvelut ja Sähköinen kaupankäynti

2.3.3 Toimistopalvelut

Tutkinnon perusteet: Ammattitaidon osoittamistavat ”Opiskelija tai tutkinnon suorittaja osoittaa ammattitaitonsa sekä kielitaitonsa kielitaustansa mukaisesti hoitamalla toimiston työtehtäviä, kuten asiakirjahallintaa sähköistä ja kirjallista viestintää, puhelinpalvelua, kokous- ja asiakastilaisuuksia, matkajärjestelyjä sekä rekisterin, tilastojen ja raporttien laadintaa, ylläpitoa ja muokkausta toimistoympäristössä.”

1. Tuottaa standardin mukaisia asiakirjoja esim. kutsu, tilaus, tarjous, hakemus jne..

2. Hän säilyttää ja arkisto asiakirjoja (digitaalisesti ja fyysisesti) Hakee asiakirjoja arkistoista, Tunnistemerkitsee asiakirjoja ja osaa etsiä asiakirjoja arkistoista. Tuntee digitaalisen arkistoinnin varmuuskopiointijärjestelmän ja käyttää sitä (kiitettävä).

3. Hävittää asiakirjoja ja tositteita. Huomioi ohjeet ja säilytysajat. Osaa käyttää oikeita hävitysmenetelmiä.

4. Hoitaa sähköisesti ja kirjallisesti organisaation viestintää. 

5. Hoitaa puhelin palvelua ystävällisesti, tilanteeseen sopivalla puhekielellä ja organisaation ohjeiden mukaan.
  • Suomenkielinen: hoitaa palvelutilanteen ruotsin kielellä ja yhdellä vieraalla kielellä
  • Ruotsinkielinen: hoitaa palvelutilanteen suomen kielellä ja yhdellä vieraalla kielellä
  • Muunkielinen: hoitaa palvelutilanteen suomen tai ruotsinkielellä

6. Järjestää kokouksen yrityksen tavan mukaisesti, esim. kutsut, asialistat, pöytäkirja tai muistio, kahvitarjoilu, tilavaraus, tekniikan varmistaminen, kopioinnit

7. Matkajärjestelyt, järjestää matkan ja laatii siihen liittyvät asiakirjat, sopii matkat, kuljetukset, aikataulut, yöpymiset jne.

8. Laatii ja ylläpitää reksitereitä, tilastoja ja raportteja. 


  • VINKKI: Yllä olevat (1. - 8.)  voidaan osoittaa matkan jäjestämisellä. Kielitaustansa mukaisen kieliosaamisen voi osoittaa matkajärjestelyissä tilanteen mukaan esim. tarjouspyynnön, raportin, kutsun tms. laadinnassa. Jossa hän laatii standardin mukaisia tarjouspyyntöjä matkaan liittyville tahoille. Laatii taulukon ja vertailee tarjouksia, kirjoittaa vertailusta raportin ja esittää sen tilauspäätöksen tueksi. Järjestää kokouksen, jossa tehdään päätös tilauksista ja matkan yksityiskohdista. Hän tekee kokousjärjestelyt. Laatii standardin mukaisen tilauksen ja lähettää sen sähköisesti, eteenpäin. Laatii matkatiedotteen ja lähettää sen eteenpäin sähköisesti. Hän voi vastata puhelimitse ja sähköisesti matkaa koskeviin tiedusteluihin ja ottaa vastaan ilmoittautumiset. Ilmoittautumisesta hän laatii rekisterin (taulukko, tietokanta tms.), joka sisältää nimien lisäksi muita tarpeellisia tietoja esim. maksut, ruokavaliot, huonetoverit, pysäkit jne. Osallistujatekisteristä hän laatii raportteja esim. ruokapaikkaan erikoisruokavalio raportin, matkaemännälle/-isännälle listan siitä, taloustoimistoon karhulaskuja varten.

10. Opastaa toimistotyövälineiden ja tietoteknisten ohjelmien käytössä asiakkaita ja/tai työtovereita. esim. työväline-, taloushallinnon-, kalenteri-, kulunvalvonta- ajanhallinta ja tilojenvarausohjelmat


  • VINKKI: Hän pitää koulutuksen esimerkiksi, jonkin työtehtävän teosta tai jonkin ohjelmiston perustoiminnoista. (Työvälineohjelmien käyttö). Toteutettuja: Info-tv:n käyttöohjeet, Info-pisteen työtehtävät, Kokouksen järjestäminen


11. Vastaa toimiston tietoteknisten laitteiden toimivuudesta.


  • VINKKI: Toimistossa olevista tietoteknistä laitteista, sovitaan hänen vastuulleen muutama, joiden toimivuudesta hän huolehtii. esim. kopiokone, postituskone, asiakirjatuhoojat, puhelin, laskimet, sanelimet, laminointilaittee, teippi- ja tarrakirjottimet


2.5.7 Organisaation asiakirjojen hoitaminen


Tutkinnonperusteet: ”Opiskelija tai tutkinnon suorittaja osoittaa ammattitaitonsa hoitamalla organisaation asiakirjahallintoa esimerkiksi julkishallinnon yksikössä, yhdistyksessä tai asunto-osakeyhtiössä.”

1. Hän hallitsee asiakirjojen elinkaaren ts. laatii, välittää, säilyttää ja hävittää asiakirjoja säännösten ja ohjeiden mukaisesti. Asiakirjojen käsittelyssä käyttää organisaation asiakirjahllainta järjestelmää, sekä erillaisia viestintävälineitä. Asiakirjat koskevat asioiden valmistelua ja päätöksen tekoa.

2. Pitää yllä organisaation henkilörekisteriä ja laatii tarvittaesse rekisteriselosteen. 

3. Hän laatii organisaation toimintaan liittyviä raportteja, tilastoja ja laskelmia. Hän tekee ohjattuna tiedotteen asiakkaille, jäsenille tms. ja hoitaa kirjeenvaihtoa.

4. Hän tekee organisaation toimintaan liittyviä ilmoituksia tai hakemuksia viranomaisille tai muille tahoille.

2.5.2 Sähköinen kaupankäynti 


Tutkinnonperusteet: ”Opiskelija tai tutkinnon suorittaja osoittaa ammattitaitonsa ja kielitaitonsa kielitaustansa mukaisesti työskentelemällä sähköisen kaupankäynnin tehtävissä käyttäen työympäristönsä keskeisä välineitä, tietoteknisiä laitteita ja ohjelmistoja.”

1. Hän käyttää työssään verkkokauppaohjelmaa, puhelinta ja sähköpostia. Verkkokauppa ohjelmaan hän syöttää ja päivittää tuotetietoja, sekä tilaa tuotteita ohjeiden mukaisesti. 

2. Hän seuraa kilpailutilanteen kehittymistä, sekä yrityksestä ja sen tuotteista käytävää keskustelua eri foorumeilla, sekä kertoo havainnoistaan. Huomioi tietoturvan ja tiedottaa havaisemistaan riskeistä. Hän myös osallistuu verkkokaupan markkinointiviestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. 

3. Hän palvelee asiakkaita sähköpostilla ja puhelimella. Noudattaa sähköisen kaupan käynnin säädoksiä ja suosituksia. Noudattaa lähetysten toimittamisessa yrityksen käytäntöjä.

4. Hoitaa maksut ja jälkitoimenpiteet, yrityksen ohjeiden ja säännösten mukaisesti. Varautuu maksutapahtuman riskeihn ja varoittaa muita ongelmatilanteista.

5. Palvelee asiakkaita kielitaustansta mukaisesti
  • Suomenkielinen: hoitaa palvelutilanteen ruotsin kielellä ja yhdellä vieraalla kielellä
  • Ruotsinkielinen: hoitaa palvelutilanteen suomen kielellä ja yhdellä vieraalla kielellä
  • Muunkielinen: hoitaa palvelutilanteen suomen tai ruotsinkielellä

2.5.9 Verkkopalveluiden tuottaminen ja ylläpito 


Tutkinnonperusteet: ”Opiskelija tai tutkinnon suorittaja osoittaa ammattitaitonsa tekemällä ja ylläpitämällä toimistoympäristönsä verkkosivustoa.”

1. Hän käyttää verkkopalvelun ylläpito-ohjelmaa, jolla hän tuottaa,ylläpitää ja päivittää verkkopalvelua. Hän arvioi verkkopalveluun tarvittavat resurssit. Luo vuorovaikutteisia elementtejä verkkopalveluun. Lisää ja luo verkkopalveluun kuvia, dokumentteja tai muita multimediaelementtejä sisältäviä osia. 

2. Osallistuu aktiivisesti verkkopalveluiden kehittämiseen, suunnitteluun ja toteutukseen. Kehittää verkkopalveluiden käytettävyyttä ja saatavuutta.

3. Hän julkaisee ja siirtää verkkosivuston palvelimelle. Osallistuu verkkopalveluiden pohjalla olevien tietokantojen luomiseen ja ylläpitoon. Hyödyntää tietokantoja ja vuorovaikutteisia elementtejä. Nuodattaa tietoturvallisuutta.


VARASUUNNITELMA (allaolevan esityksen kuvat, jos Flash tekee tepposet)

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti